finance, software, akuntansi, perusahaan, payroll
Windows,OSX,Web based,cloud

proses pembuatan faktur penjualan atau sering disebut nota penjualan dapat dibuat dengan cara yang simple dan mudah, tetapi bila perusahaan anda menggunakan proses yang lebih kompleks misalnya ada proses pemesanan terlebih dahulu (Sales Order) kemudian bila disetujui dilanjutkan pada pengiriman barang (Delivery Order) dan dilanjutkan ke Faktur penjualan, topik ini akan membahas proses pembuatannya dari yang sederhana hingga mengaktifkan fasilitas yang lebih kompleks.

Langkah membuat data faktur

  • klik Menu, Penjualan (petunjuk 1)
  • pada menu sebelah kiri klik Penjualan (petunjuk 2)
  • klik pada Tombol New (petunjuk 3)

Memilih customer dan nomor faktur

  • klik pada kotak input nama customer, kemudian ketik nama depan pelanggan, misalnya toko, secara otomatis program akan mencari semua pelanggan yang namanya mengandung kata toko (petunjuk 1)
  • setiap proses penjualan sebenarnya melewati proses
    • pemesanan yang biasanya disebut dengan sales order (SO)
    • pengiriman yang biasanya disebut dengan Delivery Order (DO)
    • Pembuatan Faktur / Nota penjualan
  • pada petunjuk 2 nomor urut SO, DO dan Faktur akan diisi secara otomatis oleh komputer, tapi bila tidak sesuai dengan perusahaan anda dapat diubah sesuai kebutuhan
    • nomor-nomor ini harus unique, artinya tidak boleh sama dengan yang sudah ada
      • misalnya sebelumnya sudah memasukkan nomor faktur 1021, maka kita tidak bisa membuat lagi dengan nomor 1021 harus 1022,...
    • bila ingin membuat penomoran beberapa digit awali minimal dengan angka 1
      • misalnya 5 digit maka 10001, 10002, 10003, dst...
      • tidak bisa 00001 karena komputer akan menganggap sebagai angka 1
  • tanggal faktur akan diisi secara default oleh sistem, anda bisa mengganti (petunjuk 3)
  • tanggal jatuh tempo juga akan diisi secara otomatis oleh komputer
    • tanggal jatuh tempo diisi oleh sistem 30 hari dari tanggal pembuatan faktur
    • angka 30 hari bisa diubah di menu setting perusahaan, misalnya di perusahaan anda hanya memperbolehkan maximal 2 minggu (14 hari)
    • bila ada customer khusus yang tanggal jatuh temponya special misalnya 2 bulan anda dapat mengubah setting di bagian data customer
  • pilih nama sales bila ada (petunjuk 4), bisa dikosongkan bila tidak ada

memasukkan detil order pada faktur penjualan

  • untuk memasukkan nama barang / jasa yang dipesan maka berikut adalah langkah-langkahnya
  • klik tulisan Add detail untuk menambah baris baru nama barang (petunjuk 1)
  • klik pada kotak nama barang (petunjuk 2), kemudian ketik nama barang yang mau dijual misalnya bluder
    • bila barang tersebut sudah dimasukkan datanya di data barang maka secara otomatis akan tampak pilihannya
  • ketik banyak barang yang dibeli dan pilih satuannya (petunjuk 3)
    • sistem secara otomatis akan menampakkan satuan yang ada, saat anda memilih secara otomatis sistem akan memasukkan harga barang berdasarkan satuan yang dipilih misalnya bluder perbiji = 10 ribu, per dozen = 120 ribu (petunjuk 4)
  • kolom diskon (petunjuk 5) adalah diskon per-barang pada contoh diatas bluder dibeli diskon 10 persen sedang roti coklat tidak diberi diskon
  • diskon pada petunjuk 6 adalah diskon total, artinya dari harga total seluruh barang, diberi diskon.
  • pajak atau PPN dapat dimasukkan pada kolom ini, dan nilainya nanti dapat digunakan secara otomatis untuk pelaporan pajak keluaran perusahaan. (petunjuk 7)
  • untuk menghapus baris barang anda dapat klik tombol silang merah di baris tersebut (petunjuk 8)
  • bila sudah benar datanya anda dapat menyimpan dengan klik tombol save (petunjuk 9)
  • bila mau membatalkan membuat faktur klik tombol Cancel

Penjelasan menu pada daftar faktur penjualan

  • bila sebelumnya anda telah berhasil membuat faktur maka akan tampak seperti gambar dibawah ini.
  • berikut penjelasan guna masing-masing tombol

  • tombol Edit (warna coklat) apabila ingin melakukan perubahan pada faktur
  • tombol Hapus (warna merah) untuk menghapus faktur
  • tombol Info (warna kuning) untuk melihat isi detil faktur termasuk juga data jurnal yang berhubungkan dengan akun-akun pada sistem akuntansi.
  • tombol ungu untuk mencetak, tergantung dari labelnya SO (sales order), DO (Delivery Order) atau FP (Faktur Penjualan)

Contoh bentuk faktur penjualan / nota penjualan