Sistem penggajian (Payroll)
Penggajian adalah sistem yang memiliki data sensitif, khususnya diantara para pegawai perusahaan, karena itu pada umumnya sistem penggajian dibuat khusus hanya orang HRD yang memiliki hak akses. sehingga menu penggajian pada awalnya tidak akan tampak, karena menu ini hanya untuk orang yang memiliki hak akses HRD (termasuk admin juga tidak ada).
setiap pegawai dikelompokkan berdasarkan jabatan dan kemampuannya dalam bentuk grade, setiap satu grade mewakili satu kelompok pegawai. misalnya pegawai bernama andi memiliki grade sebagai manager senior, maka saat dilakukan penggajian andi akan menerima gaji sesuai dengan setting yang ada di dalam grade manager senior.
Data pegawai yang akan digaji di masukkan datanya, pada bagian ini akan dijelaskan cara memasukkan data identitas, NIP, foto, BPJS pegawai, kontak person bila kondisi darurat, nomor rekening bank dan yang paling utama adalah menghubungkan pegawai ini dengan salah satu grade atau jabatan sehingga gajinya dapat dihitung sesuai dengan grade yang dimiliki.
Untuk memasukkan data absen,lembur, gaji borongan atau tunjangan khusus seorang pegawai bila dimasukkan dengan cara satu persatu membutuhkan waktu yang lama, karena itu kami menggunakan cara yang lebih efektif menurut kami yaitu dengan cara mencari data pegawai yang bersangkutan, kemudian kita masukkan seluruh data lembur / absen / gaji borongan dengan cara yang akan diterangkan pada materi ini
data hari libur perlu dimasukkan ke dalam sistem sebelum ada proses penggajian termasuk juga bila perusahaan memiliki kebijakan hari libur sendiri, karena hal ini akan menentukan bila suatu pegawai bekerja di hari libur maka dia akan dianggap sebagai kerja lembur. misalnya bila tanggal 7 juli dianggap sebagai hari libur bersama, maka bila ada pegawai yang bekerja di tanggal 7 Juli maka perhitungan gajinya akan dianggap sebagai lembur
Setiap perusahaan memiliki aturan yang berbeda dalam menghitung tunjangan lama kerja seorang pegawai, data ini bisa dikosongkan bila memang tidak ada perbedaan antara pegawai yang telah bekerja lama dengan pegawai baru, tetapi apabila memang ada, maka menu ini dapat digunakan untuk menghitung nilai tunjungan untuk pegawai yang telah lama bekerja sesuai dengan masa bakti pegawai tersebut
saat pegawai melakukan pekerjaan melebihi dari jam kantor yang sudah ditetapkan, maka pegawai tersebut dapat dianggap bekerja lembur. data yang dimasukkan disertai dengan jam awal mulai bekerja sampai jam akhir, sehingga nantinya komputer dapat menghitung pendapatan gaji pegawai dari upah lembur.
gaji borongan adalah gaji pegawai yang dihitung dari hasil kerja. dengan adanya gaji borongan ini memungkin perusahaan untuk melakukan analisa produktivitas pegawai-pegawai. sehingga bila dia ingin mendapatkan gaji yang lebih besar maka hasil kerjanya juga harus semakin banyak
Tunjangan khusus disini maksuknya adalah tunjangan yang diberikan tidak secara rutin bulanan, misalnya bila pegawai tersebut berhasil menagih kredit macet sehingga perusahaan terhindar dari kerugian, selanjutnya pemilik usaha ingin memberikan penghargaan dan apresiasi terhadap hasil kerja keras pegawai tersebut. tunjangan khusus dapat pula diberikan untuk kejadian-kejadian khusus, misalnya pegawai menikah atau pegawai sedang mengalami kesusahan
Bila pegawai berhalangan datang tanpa memberitahukan mengapa umumnya kejadian ini dianggap sebagai absen, data absen ini bila memang ada harus dimasukkan sehingga perusahaan dapat mempotong gaji sesuai dengan banyaknya absen yang dilakukan.
Setelah data pegawai dan proses administrasinya (absen, lembur, tunjangan, ...) telah dimasukkan datanya semua, tibalah saatnya untuk membuat gaji pegawai tersebut, batch gaji adalah proses dimana kita memberikan perintah pada komputer untuk melakukan perhitungan gaji. hasil dari perintah ini adalah laporan (report) yang berupa file pdf yang berisi slip-slip gaji dari semua pegawai