Dengan semakin berkembangnya perdagangan online baik melalui Tokopedia, Shopee atau yang lain, maka secara otomatis pengiriman online juga akan semakin meningkat.

Salah satu tantangan yang terjadi adalah proses pengecekan tagihan dari jasa pengiriman paket kepada perusahaan. Saya berikan contoh yang terjadi di salah satu perusahaan client saya yang menggunakan jasa Lion Parcel.

Setiap sore perusahaan ini mengirimkan sejumlah paket ke para pembeli dengan menggunakan Lion Parcel, kemudian Lion Parcel akan memberikan resi pengiriman untuk setiap paket. Pada akhir bulan Lion Parcel akan mengirimkan tagihan ke perusahaan yang berisi daftar resi yang digunakan beserta harganya.

Sebelum perusahaan melakukan pembayaran, pegawai akan mencocokkan daftar resi yang dikumpulkan dalam satu bulan dengan tagihan yang dikirimkan, karena terkadang ada resi yang tidak digunakan tapi masuk di daftar tagihan, dan ini bisa merugikan perusahaan.

Mengingat banyaknya tagihan yang dikirim setiap bulan, Proses mencocokkan resi (yang berupa deretan angka yang panjang) dengan daftar tagihan ini membutuhkan waktu dan ketelitian pegawai.

Salah satu solusi yang bisa membantu bekerja lebih efisien disini adalah saya membuatkan program pengecekan otomatis, dan berikut adalah cara kerjanya.

Setiap hari setiap kali perusahaan menerima daftar resi pengiriman maka pegawai dengan menggunakan bantuan barcode scanner akan menginputkan data. Efisiensi pertama pegawai tidak perlu melakukan pengetikan satu persatu angka resi sehingga mempercepat proses input data dan mengurangi kesalahan.

Pada Akhir bulan saat menerima daftar tagihan dari Lion Parcel yang dalam format excel (xlsx), pegawai cukup melakukan upload excel ke program, dan Program yang akan mengecek satu persatu daftar yang ada di excel. Apabila ada resi yang ada di excel tapi tidak pernah digunakan oleh perusahaan, resi itu akan ditandai. ini adalah Efisiensi kedua seolah-olah memiliki robot yang melakukan pengecekan dan setelah melakukan pengecekan robot itu akan memberikan summary atau laporan perhitungan uang yang harus dibayar perusahaan pada Lion Parcel.

Proses input data yang biasanya diketik manual oleh pegawai dan di cek satu-persatu oleh pegawai bisa digantikan prosesnya oleh komputer, sehingga perusahaan bisa menghemat tenaga dan waktu pegawai, di sisi pegawai dia juga dapat bekerja di area lain yang masih banyak dan tidak bisa digantikan oleh komputer.

contoh hasil laporan pengecekan